Asiakastarina: Tana Oy – ”Konepaja ilman konepajaa” – verkostoitunutta liiketoimintamallia digitalisoinut suomalainen menestystarina

Tana Oy on vuonna 1971 perustettu jätteenkäsittelyalan yritys, jonka juuret ovat kaatopaikkakoneiden valmistuksessa. Tänä päivänä yritys kehittää innovatiivisia jätteenkäsittelyratkaisuja sekä kaatopaikoille että kierrätykseen sekä johtaa tuotanto- ja myyntiverkostoaan Suomesta käsin, mutta liiketoiminta on globaalia. Tanan tavoitteena on pysyä ja kehittyä alan suurimpien toimijoiden joukossa omalla vahvasti asiakaslähtöisellä strategiallaan. Tanan liiketoimintastrategiaan ja -malliin kuuluu vahva verkostoituminen kumppaniyritysten kanssa. Tanan näkemyksen mukaan strategisten kumppanuuksien avulla on mahdollista laajentaa tuotevalikoimaa ja myyntiverkostoa sekä kehittää toimintaa skaalautuvammaksi.

Olemme Adafyllä ylpeitä voidessamme olla osana tätä Tanan strategista kehityskumppaniverkostoa.

Palvelukerros purkaa datasiilot tietoturvallisesti

Adafyn ja Tanan yhteistyö käynnistyi konkreettisesta tiedon hallinnan ja toimintaprosessien tehostamisen haasteesta. Tanan tuotteiden valmistus, myynti, huolto sekä liiketoiminnan tukitoiminnot on ulkoistettu yhteistyökumppaneille. Verkostomaisesti toimivalle yritykselle sujuva tiedonkulku yrityksen sisällä esimerkiksi tuotekehityksen ja hankinnan välillä sekä kumppaniverkoston eri toimijoiden kanssa on ensiarvoisen tärkeää toiminnan tehokkuuden ja laadun takaamiseksi. Yrityksen eri toimintojen välinen tieto oli hajautunut moniin eri järjestelmiin, mikä aiheutti päällekkäistä työtä sekä turhia manuaalisia työvaiheita. Tanalla oli tarve kehittää tiedonhallintaa tehokkaammaksi, älykkäämmäksi ja reaaliaikaisemmaksi. Ensimmäisessä vaiheessa Adafy kehitti Tanalle tiedon integrointiin ja hyödyntämiseen palvelukerroksen, joka yhdistää eri tietojärjestelmät tietoturvallisesti toisiinsa. Palvelukerroksen avulla eri järjestelmien ja toimintojen, kuten esimerkiksi toiminnanohjauksen ja tuotetiedonhallinnan välillä tapahtuvaa tiedonjakamista voidaan automatisoida.

Palvelukerros mahdollistaa erilaisissa taustajärjestelmissä (esim. toiminnanohjaus-, asiakastieto-, tuotetieto-, taloushallintojärjestelmät) piilevien datasiilojen purkamisen ja tiedon tehokkaamman hyödyntämisen päivittäisessä työssä, toiminnan suunnittelussa, raportoinnissa ja ennustamisessa. Myös Tanalla kehitetty ratkaisu vähentää manuaalista työtä, kun samoja asioita ei tarvitse kirjata useaan eri järjestelmään. Tiedonhaku helpottuu, kun kaikki tieto ja dokumentit ovat löydettävissä tehokkaasti. Käyttöliittymä mahdollistaa erilaisten roolien ja oikeuksien jakamisen palvelukerroksessa joustavasti siten, että eri toimijoilla on pääsy juuri siihen ja vain siihen tietoon, mitä he työssään tarvitsevat.

Sovellukset tehostavat Tanan toimintaprosesseja, kuten esimerkiksi toimittajahallintaa ja -yhteistyötä, prototyyppien valmistusta ja myydyn konekannan hallintaa.

Toimittajahallinnan tueksi rakennettiin toimittajaportaali, joka mahdollistaa Tanan ja valmistuskumppaneiden välillä tehokkaan tiedonkulun ja automatisoidun seurannan, varmistaa ajantasaisen dokumentaation jakelun ja sujuvoittaa ostotilausprosessia merkittävästi. Manuaalisia ja muistin varaisia vaiheita saatiin poistettua, automaattisia muistutuksia toteutettiin ja esimerkiksi osatoimitusten hallinta helpottui. Ratkaisu sisältää myös myydyn koneyksilön rakenteen tallentumisen muuttumattomana valmistusvaiheessa, mikä edesauttaa konekannan hallintaa. Toimittajaportaali ja hankinnan automatisoidut prosessit mahdollistavat Tanalla toiminnan skaalautumisen tehokkaasti.

Myös Tanan kumppaneille portaalin käyttäminen vähentää sähköposteja ja dokumenttien tallentamista moneen paikkaan. Portaalin käyttäminen on sujuvaa single sign on -kertakirjautumisen ansiosta kumppaniorganisaation omia käyttäjätunnuksia hyödyntäen.

Olennaisia toimittajaportaalin toimintoja Tanan näkökulmasta:

Toimittajanäkymä: dokumentaation hallinta keskitetysti yhdessä paikassa

Automaattimuistutukset: muistuttaa myöhässä olevista tai vahvistamattomista toimituksista

Saavutetut hyödyt Tanan näkökulmasta:
”Manuaalinen työ on vähentynyt.”
”Dokumentaation jakaminen on helppoa.”
”Revisioiden hallinta on helpottunut.”

Prototilausten hallinnan kehitystavoitteena oli luoda systematiikka ja toimivat työkalut tuotekehitykselle olennaisten prototyyppien valmistukseen. Sarjatuotantoon verrattuna prototyyppien valmistus on monimutkaisempi prosessi, jossa tuotekehitys ja hankinta tekevät tiivistä yhteistyötä valmistuskumppaneiden kanssa. Tehokas prosessi edellyttää sitä, että valmistustilaukseen menee jo osakokonaisuuksia siinä vaiheessa, kun osa suunnittelusta on vielä kesken. Tässä prosessissa olennaista on tiedonkulku suunnitteluohjelmiston, toiminnanohjausjärjestelmän ja tuotetiedon hallinnan järjestelmän välillä. Kehitetty ratkaisu automatisoi prototyypin rakenteen muodostumisen, ostotilaus- ja varastotilausrivien muodostumisen ja prototilauksen seurannan. Prosessin tehostuessa prototyypin valmistumisen läpimenoaika lyhenee, seurattavuus paranee ja toimintamalli skaalautuu paremmin.

Olennainen prototilausten hallinnan toiminto Tanan näkökulmasta:
Yksi työkalu prototilauksen käsittelyyn: ei esim. erillisiä Excel-raportteja ja muita aputyökaluja enää.

Saavutetut hyödyt Tanan näkökulmasta:
”Prototilausprosessin selkiytyminen ja prosessimaisen toimintatavan vahvistuminen.”
”Manuaalisen työn väheneminen.”
”Prototilauksiin liittyvän tiedon läpinäkyvyys.”

Parhaillaan työskentelemme sähköisen konekortiston kehityksen parissa. Tavoitteena on saada eri järjestelmissä ja tietolähteissä hajautuneena olevat myytyjen koneiden yksilökohtaiset tiedot tuotua yhteen, tehokkaan haun ja tiedon hallinnan piiriin. Koneiden tarkastuspöytäkirjat viedään digitaaliseen muotoon kokoonpanon käyttöliittymälle. Tällä mahdollistetaan esimerkiksi mittausdatan päätyminen suoraan keskitettyyn konekortistoon ja datan hyödyntäminen tehokkaasti. Kokoonpanon käyttöliittymä mahdollistaa myös työntekijöiden ohjeistamisen sujuvasti ja hallitusti. Kehityksen tavoitteena on mahdollistaa myös osakokoonpanojen käyttäminen aikaisempaa tehokkaammin, mikä parantaa valmistuksen läpimenoaikaa.

Tanalla digitalisaatiota tukeva jatkuvan kehityksen kulttuuri

Sitä mukaa kun kehitystyö on edennyt, toiminta on tehostunut ja automatisointi on vapauttanut asiantuntijoita rutiineista ja manuaalisista työvaiheista kuten sähköposteista, tarkistuksista, muistutuksista ja tiedon hausta. Samaan aikaan Tanan jo ennestään innovatiivinen toimintakulttuuri on vain syventynyt ja teknologioiden hyödyntämisen mahdollisuudet ovat avautuneet yhä useammalle. Adafy huolehtii palvelukerroksen ja sovellusten yläpidosta ja tuesta sekä ennen kaikkea jatkokehityksestä yhdessä tanalaisten kanssa, koska ideoita uusista kehityksen paikoista nousee esille jatkuvasti.

”Adafyn kanssa tehtävä yhteistyö on osa Tanan kokonaisvaltaista digitalisaatio-ohjelmaa ja olemme edenneet siinä määrätietoisesti ja askel kerrallaan yhdessä. Kehitystyön tuloksena mahdollistamme Tanan suunniteltua kansainvälistä kasvua, kun teknologia auttaa meitä skaalautumaan. Yhteistyö Adafyn kanssa on ollut sujuvaa ja mutkatonta. Adafyn väki tuntee meidät tosi hyvin vuosia kestäneen yhteistyön kautta – olemmekin usein todenneet, että he puhuvat jo täysin ”meidän kieltämme”. On tärkeää, että kumppanin kanssa on luottamuksellinen suhde. Olemme saavuttaneet kehitykselle asettamiamme tavoitteita hienosti. Tästä esimerkkinä vaikkapa toimittajaportaali, joka tukee Tanan ja toimittajien välistä yhteistyötä ja dokumentaation hallintaa.”

Reetta Punta, VP, HR & Business Support.

”Adafyn ydinosaaminen oli ehdottomasti tärkein syy valintaamme. Käytössämme olevat järjestelmät pohjautuvat Microsoftin ratkaisuille, joten heidän vahva Microsoft-osaamisensa loi hyvän pohjan yhteiselle kehitystyölle. Adafylla oli alusta asti vahva näkemys siitä, millä tavalla he lähtevät ratkomaan tiedon yhdistämisen ja jakamisen tarpeitamme. He kertoivat, miten projekti kannattaa toteuttaa, ja mikä on mahdollista ja mikä ei. Adafyn kanssa kokonaisuuden kehittäminen on ollut helppoa avoimen keskusteluyhteyden ansiosta. Monet kilpailijat tarjoavat pienten osa-alueiden kehittämistä, kun me taas halusimme kokonaisvaltaisen ratkaisun.”

Kari Rautakoski, VP tuotekehitys.